Word jij ook gek van jouw mailbox?
Word jij ook helemaal gek van alle mailtjes die je de hele dag door ontvangt? Ontploft jouw mailbox regelmatig en heb je dan geen overzicht meer? Als je niet uitkijkt kun je de hele dag vanuit je inbox blijven werken. En heb je net weer een heleboel e-mails weggewerkt stroomt aan de bovenkant de mailbox weer vol.
Minder e-mails ontvangen
Hoe voorkom je nu dat je gek wordt van het aantal e-mails dat er dagelijks binnenkomt?
Mail is een communicatiemiddel, geen chat of archiefsysteem. Het lezen en beantwoorden van de mail zou niet een hoofdtaak moeten zijn.
Brieven
Weet je dat e-mail heel lang geleden als de digitale vervanger van de brief bedoeld is? Houd dit maar eens in je achterhoofd als je een e-mail gaat versturen. Wat moet je ook alweer doen voor het verzenden van een brief?
Je maakt de brief op de typemachine of via een tekstverwerkingsprogramma, na de print wordt deze ondertekend, vervolgens maak je een kopie en wordt de brief in een enveloppe gestopt, waarop je een adres schrijft en een postzegel plakt. Oh ja, dan nog naar de brievenbus. Oef, wat een werk!
Tips voor minder mail
Met deze tips ga je minder e-mails ontvangen, zodat je meer tijd overhoudt voor andere taken.
1. Stuur zelf minder e-mails
Als je zelf minder e-mails verzendt, dan ontvang je er ook minder. Heel vaak ben je zelf de aanstichter van de hoeveelheid mail die je ontvangt. Gemiddeld ontvang je 1,4 e-mails terug op een e-mail die jij verzendt.
Probeer zelf eens minder te mailen.
2. Verzamel
Stuur je regelmatig e-mails aan dezelfde personen? Verzamel de punten en spreek eens per week af met deze personen. Dit kan natuurlijk op kantoor, telefonisch maar ook heel goed digitaal via Teams of Zoom. Zo kun je direct jouw vraag of antwoord toelichten in de plaats van diverse mails over hetzelfde antwoord te blijven sturen.
3. Geaccepteerde vergaderverzoeken
Als je een bijeenkomst organiseert krijg je vaak een bericht als iemand de bijeenkomst accepteert. Dit is heel fijn om te weten, maar je kan het bij de controle opties van de vergadering ook terugvinden.
Ik heb een regel ingesteld waarbij ik alle geaccepteerde (niet de gewijzigde en geweigerde) uitnodigingen direct naar mijn verwijderde items laat verdwijnen.
Wil je weten hoe regels in Outlook werken? In mijn online academy heb ik een gratis les waarin ik uitleg hoe je eenvoudig en handig met regels in Outlook kan werken. Aanmelden voor deze gratis online proeverij 'Slim werken met Outlook' kan via onderstaande aanmeldknop.
4. Bedankt! Top! Thnx!
Je krijgt ze vast ook wel. Best fijn om te horen dat het gelukt is, dat iemand dankbaar is dat je geholpen hebt etc. Maar je wil niet in alle gevallen zo'n terugkoppeling. Laat het dan weten! Geef gewoon aan dat je geen reactie hoeft te ontvangen.
Ieder mailtje is weer afleiding en extra werk.
5. Meld je af voor nieuwsbrieven
En nu hoop ik niet dat je je gaat afmelden van deze nieuwsbrief.
Meld je af van nieuwsbrieven die niets toevoegen aan jouw werk of ontwikkeling. Deze nieuwsbrieven houden jou van je werk, verstoren je dag en jouw focus en zijn funest voor jouw productiviteit.
Mocht mijn nieuwsbrief jou niets brengen en je gaat je afmelden, zou je mij dan willen laten weten wat je mist in mijn nieuwsbrieven?
6. Leer effectiever werken met jouw mail en agenda
De laatste en misschien wel de belangrijkste tip, leer effectiever werken met jouw mail en agenda. In mijn trainingen 'Slim werken met Outlook' en 'Effectief werken met Outlook' leer je naast bovenstaande tips, nog veel meer handige manieren om met jouw mail en agenda te werken zodat je minimaal een half uur per dag aan tijd bespaard.
Mijn trainingen zijn zowel online als op locatie te volgen. Voor jou individueel of in een groep samen met jouw collega's.
Meer informatie over mijn trainingen vind je hier.
