Denk jij ook wel eens: red ik het nog wel?

Er verschijnen steeds meer artikelen over burn-outs als gevolg van het vele thuiswerken, de balans werk en privé, thuiswerkende partners en studerende kinderen. Ik hoor steeds meer mensen dat ze twijfelen of ze het allemaal nog wel redden. 'Ik wil geen burn-out!'

Denk jij ook wel eens: red ik het nog wel?

In de afgelopen periode werd ik meerdere malen benaderd of ik kon helpen bij het voorkomen en bestrijden van een burn-out. Tja, ik ben geen psycholoog en ga mij ook niet op dat pad als coach begeven. Dat is echt een ander vak dan dat van mij.

Wat ik wel kan, is aan de preventieve kant werken. Dat je door prioriteiten te stellen, afleiding te elimineren en slim om te gaan met jouw beschikbare tijd en energie, minder vermoeid bent en meer overzicht hebt.

Red ik het nog wel?

Een aantal praktische tips voor meer rust in je hoofd.

Gebruik je hoofd om na te denken

In tijden dat je het druk hebt, heb je veel zaken om over na te denken en te onthouden. Je kent het vast wel, net lekker aan het werk en iedere keer schiet er je iets anders te binnen. Of dit nu boodschappen zijn, of iemand die je nog moet bellen, het verstoort jouw concentratie. En jouw brein wordt er moe van, iedere keer te moeten schakelen.

Mijn tip:

Start de dag met een braindump. Pak pen en papier en schrijf alles op wat er 'rondslingerd' in jouw hoofd. Ik blok hier max 5 minuten per dag voor. Plan daarna de belangrijkste zaken in jouw to-do list.

Waarom met pen en papier? Door het schrijven verwerkt jouw brein het beter, dan kun je het beter loslaten.

Gebruik Outlook als jouw Personal Assistant

Outlook kan zoveel voor jou doen. Taken kunnen geautomatiseerd worden. Bijvoorbeeld het automatisch verplaatsen van mail naar een submap. Snelle stappen voeren voor jou meerdere stappen in 1 x uit. Automatische antwoorden verzenden etc. Alles wat Outlook voor jou kan doen, daar hoef jij niet meer over na te denken, en dat geeft rust. Zeker als jouw hoofd overloopt van informatie en daardoor onrustig aanvoelt.

Als je deze en nog veel meer slimme en handige tips van Outlook wilt gebruiken, volg dan mijn Online training Effectief werken met Outlook. Je leert in een korte tijd de meest gebruikte handige functies van Outlook. En je verdient er een half uur tijd per dag mee. Daarmee is deze training zo terug verdient.

Zoeken naar de juiste informatie

Informatiemanagement, niet voor niets erg belangrijk in dit digitale tijdperk. Maar wat gaan we hier nog slordig en ongestructureerd mee om. Zonde van de tijd die we besteden aan het zoeken naar informatie. Heel veel organisaties hebben geen éénduidige afspraken gemaakt over het archiveren van informatie.

Mijn tip:

Maak (in ieder geval) op afdelingsniveau afspraken over naamgeving van documenten, directorystructuur en wanneer iets wordt gearchiveerd of vernietigd.

Probeer maar eens 10 hoofdtaken van jouw afdeling te noteren en zie dit als de basis directorystructuur voor een afdelingsomgeving. Binnen deze 10 hoofdtaken zou je nog maximaal 10 subtaken kunnen definieren. Dan blijft het overzichtelijk. Spreek met elkaar af dat als er toch nog een mapje bij moet komen, welke dan weg kan. Dit is natuurlijk niet in beton gegoten, maar het helpt wel kritisch te blijven en elkaar scherp te houden.

Outlook is geen archiveringssysteem!

Jouw mail is alleen voor jou toegankelijk, val jij uit, dan kunnen jouw collega's niet bij de gegevens van die ene klant.

Jouw mail is de meest kwetsbare plek in de beveiligde werkomgeving.

Ervaringen

Eén van de referenties die ik ontvangen heb op mijn online training 'Effectief werken met Outlook' is:

Laatjes in je mailbox

Errrug duidelijk! Ik herken mijzelf erin, dat ik graag van mapjes in mapjes in mapjes houd.

Alles geordend etc. Maar dat is in de mailbox inderdaad niet zo heel handig.

De 4-mapjes die benoemd worden (actie, archief, ter info en wachten op antwoord) zijn zeer duidelijk!

Ik denk dat hier veel voordeel uit gehaald kan worden voor veel mensen!"