'Toedeloe! Ik heb vakantie! Tot over een paar weekjes!'
Tja en dan zit jij als hardwerkende niet vakantievierende collega met je handen in het haar, wanneer is jouw collega weer terug? Wie neemt zijn werkzaamheden waar? Jouw project ligt nu ook stil nu hij er niet is. Jij kan niet verder. Dat is lekker zeg! In dit artikel 10 tips om jouw mailbox in bedwang te houden tijdens de vakantie.
Maak het elkaar in de vakantieperiode niet onnodig moeilijk. En zorg dat je van elkaar weet wie wanneer vakantie heeft en wat je in deze periode van elkaar mag verwachten. Dit bespreek je uiteraard met elkaar maar ook de Out of Office van jouw mailbox is daarbij een heel handig hulpmiddel.
Vermeld in jouw Out of Office:
1. Wanneer je weer bereikbaar bent
2. Wie voor spoedzaken jouw vervanger is (en informeer jouw vervanger natuurlijk ook…)
3. Wat er gebeurt met de ontvangen e-mail
4. Wordt niet gelezen en gedeletet
Daimler heeft hier in de organisatie zelfs een speciaal programma voor: 'Mail on Holiday' Inkomende e-mails worden automatisch verwijder tijdens je vakantie. (bron: avanteers.nl / kim spinder)
Een alternatief is om alle e-mails zelf na de vakantie te verwijderen. Selecteer alle e-mails in jouw mailbox en verwijder. Het is uiteraard dan wel van belang dat je dat aangeeft in jouw 'out of office' melding. En vraag dan aan de zender of hij, als het echt belangrijk is, jou opnieuw te mailen als je terug bent van vakantie.
Hoe lekker is het om na de vakantie met een lege inbox te starten. En je komt tijdens jouw vakantie niet in de verleiding om jouw e-mail te gaan lezen.
5. Wordt gelezen na de vakantie en indien dan nog relevant ontvangt de zender een reactie of wordt er actie ondernomen.
Tips voor de eerste dag na jouw vakantie:
6. Laat je out of office deze dag nog aan, dan kun je in alle rust jouw mail en post organiseren
7. Spreek met jouw vervanger of collega's af dat zij jou een berichtje sturen als zij een actie voor jou hebben uitgevoerd. Dit voorkomt 'dubbel werk' of ellenlang zoeken en vragen of de actie al uitgevoerd is.
8. Sorteer alle e-mail op naam afzender of onderwerp, dan heb je alle e-mail die bij elkaar hoort in 1 oogopslag in beeld en kun je op de laatste mail reageren.
9. Verwijder alle Out of Office meldingen die jij hebt ontvangenZoek op woorden als: 'taart', 'gebak' en verwijder deze berichten. Deze bijeenkomsten zijn vast al geweest en ze hebben (hopelijk) geen gebakje voor jou bewaard.
10. Verwijder of verplaats alle nieuwsbrieven en 'cc' mail. Dit is immers 'ter informatie' en daar hoef je niet direct (of helemaal geen) actie op te ondernemen
De e-mails die overblijven zijn de mails waar je (waarschijnlijk) nog iets mee moet doen
Ik wens je een heerlijke, relaxte en ontspannen vakantie toe. Geniet van dit oplaad moment! Is je mailbox na de vakantie overvol en zie je door de mails de echte acties niet meer? Schroom niet en bel mij! Ik help je graag om weer overzicht te krijgen en met een ontspannend gevoel na de vakantie weer aan het werk te gaan.