Weer maar de helft van jouw ToDo-list afgevinkt?
Aan het einde van de dag niet alles kunnen doen wat je had geplant? Slechts 50% van de geplande taken wordt meestal op 1 dag afgewerkt.
Mails en whatsapp vertellen ons wat we eerst doen, in plaats van dat we werken aan wat we belangrijk vinden.
We worden continu afgeleid. Door social media, elk piepje triggert ons brein, we kunnen geen weerstand bieden, we moeten kijken. Collega’s die aan ons bureau staan, binnenkomende telefoontjes tijdens het uitwerken van een rapport. Hierdoor worden we gestoord in onze concentratie en krijgen we ons echte werk niet af. Met als gevolg stress. Maar hoe maak je nu een ToDo-list die werkt?
Timemanagement vermindert aantoonbaar stress
Timemanagement leidt niet per se tot betere prestaties, maar vermindert aantoonbaar stress. Uit een onderzoek van de UVA bleek dat respondenten die in timemanagement waren getraind minder gestrest waren dan een groep respondenten die ontspanningsoefeningen deed. (bron: psychologie magazine)
Een ToDo-list die werkt!
Kijk kritisch naar je werkzaamheden en je ToDo-list:
Welke taken zijn echt belangrijk en welke ga je niet doen, de Eisenhower matrix kan je hierbij helpen
Begin met de belangrijkste en grootste taken en vul aan met kleinere taken. (Leestip: Stephen Covey – De 7 eigenschappen van effectief leiderschap)
Start de dag met de kikker. Dit is de vreselijkste taak van de dag. Doordat je deze direct doet, schuif je deze niet meer de hele dag voor je uit. Met als gevolg dat deze taak toch de hele dag bij je is, je weet namelijk dat je deze nog moet doen maar dat je er geen zin in hebt. Dit kost de hele dag onbewust veel energie. (Leestip: Brian Tracay – Eat that Frog)
Breng in kaart wanneer jij je het beste concentreert. Doe op dat moment de taken waar je het meest voor moet concentreren en laat je in deze tijd niet afleiden. Dus notificaties van mail en apps uit, telefoon op stil, de deur dicht of werken op een plek waar je collega’s jou niet storen.
Doe de routinematige taken op momenten waarop je minder geconcentreerd bent.
Houd ruimte in je agenda voor adhoc taken en brandjes. Ondanks een goede planning gaat nog steeds 40% van onze tijd op aan adhoc taken en het oplossen van brandjes.
Knip grote taken op in kleine haalbare doelen, je kan je ongeveer 1 à 1,5 uur achtereen goed concentreren.
Reflecteer aan het einde van de dag
Wat ging goed, wat kon beter (blijf leren van jouw eigen functioneren).
Welke taken zijn blijven liggen, prioriteer en plan deze opnieuw.
Hoe ziet jouw dag er morgen uit, moet je deze nog bijstellen of ga je de doelstellingen halen?